• 坂の上社労士事務所

年次有給休暇の時季指定義務化、労働基準法改正への実務対応について【2019年4月1日~】

1.改正内容と実務概要

2019年4月1日~、年5日の年休を労働者に取得させることが使用者の義務となります。対象は、年休が10日以上付与される労働者です。年休の指定方法は、労働者の意見を聞き、使用者が指定します。基準日(1年間の起算日)から1年以内に5日の年休を取得させなければなりません。基準日については、実務で重要となります。実務対応としては次の4つが必要です。

1.年休管理方法の検討

2.年休を確実に付与する為の方法を検討

3.就業規則の改定

4.年次有給休暇管理簿の作成


2.年休付与パターン別考察

①法定付与原則通り

例)4月1日入社、10月1日に10日付与

10月1日が基準日となります。翌年の9月30日までに合計5日間の年休取得が必要です。


②法定付与より全日数前倒し

例)4月1日入社、4月1日に10日付与

4月1日が基準日となります。翌年の3月31日までに合計5日間の年休取得が必要です。


③法定付与を一部前倒し

例)4月1日入社、7月1日に5日付与、10月1日に5日付与

10月1日が基準日となります。翌年の9月30日までに合計5日間の年休取得が必要です。法定の休暇数を付与した時点が、基準日となります。


④翌年に基準日を統一、重複期間が発生する場合

例)4月1日入社、10月1日に10日付与、翌年4月1日に11日付与

1年目の基準日は、10月1日となります。原則、10月1日~9月30日までに5日の付与が必要です(①)。

2年目の基準日は、翌年4月1日となります。原則、4月1日~3月31日までに5日の付与が必要です(②)。ただし、例外的に管理を簡便にする為、①の始期と②の終期までの18か月(③)において、7.5日間を付与することも認められます。計算方法は、18か月÷12か月×5日=7.5日となります。つまり、最初の基準日の始期から二番目の終期の総月数÷12か月(1年間)×5日(年休付与義務日数)で導かれます。さらに分かりやすくするため、端数を切り上げ、8日としても差し支えありません。


3.年休管理方法の検討

①一斉付与日を設定

毎年1日1日や4月1日など、年休付与日を一斉付与することで、統一的な管理が可能となります。

②基準日を月初に統一

入社日が月の途中であっても、基準日を月初などに統一します。

例)4月1日入社→10月1日を基準日とし、10日付与

4月10日入社→10月1日を基準日とし、10日付与

4月25日入社→10月1日を基準日とし、10日付与


4.年休を確実に付与する為の方法

①基準日を前倒しにする方法の発展形

これは「2.年休付与パターン別考察」で紹介した変形パターンです。

例)4月1日入社、4月1日に9日付与、10月1日に1日付与

この場合、基準日は10月1日となります。よって、10月1日から9月30日までに、入社日である4月1日以降に付与した年休も含め、5日間を消化させれば良いことになります。つまり、入社日と半年後にそれぞれ分割して付与することで、基準日を最大限遅らせるという方法です(日数の割り振りは自由です。5日と5日でも結構です)。

こうすることで入社日から労働者も有給を取得できますし、使用者も1年半という長期にかけて5日間の有給付与をすれば法律上の要件を満たすことになります。こちらは最初の基準日だけに使える方法です。


②計画的付与の活用

年休の計画的付与とは、労働者の年休のうち、5日を超える部分について、労使協定を締結することで、計画的に付与できる制度です。この制度を導入することにより、確実に年休を取得させることができます。

例)10日の年休→5日については、使用者が取得時季を計画し、付与させることが可能

これまでの夏季休暇や年末年始休暇にプラスの年休を付与する、休日の間に年休を付与することで連休を設ける、閑散期に年休を付与する、バースデーやアニバーサリーに年休を付与する、方法は様々です。


③計画的付与の活用(中小零細企業向け)

計画的付与を未導入の企業は多く存在します。しかし、今回の法改正を受けて、計画的付与導入を検討されてみてはいかがでしょうか。大企業など資本力のある会社ならまだしも、中小零細企業や労働力に依存する労働集約型産業などは、年休改正による影響をを無視することはできません。働き方改革、生産性向上、これらは大いに賛同できるものの、企業の収益を削ってまで休暇を増やしてしまっては、本末転倒です。

そこで、以下の方法を紹介します。

例)年末年始休暇(年休以外の特別休暇)→年休の計画的付与

例)夏季休暇(年休以外の特別休暇)→年休の計画的付与

つまり、今まで年休以外の会社が恩恵的に付与する特別休暇であったものを、年休の計画的付与に切り替えてしまうというものです。これをすることで、年休の付与は確実に実施できることになります。さらに言えば、慶弔休暇(給与が発生する特別休暇)なども慶弔休暇(給与が発生しない特別休暇)に変更し、極力有給から消化してもらうようにするなど、対応を考えなければなりません。

ただし、これらは労働条件の不利益変更に該当する為、厳格な手順を経て改定しなければなりません。厚生労働省でも、こういった方法は法改正の趣旨に沿わないとして否定しています。よって、この方法を全ての企業に推奨するというよりは、適法に運用したばかりに明らかに企業収益や競争力が落ちてしまった企業や、これから従業員を雇用開始する企業などに適します。

何度も言いますが、働き方改革、生産性向上、これらは大いに賛同します。ただ、労働者の休暇を過度に増やすことで企業の競争力が落ちるのであれば、それは本末転倒です。これから開業、従業員の雇用を考えている経営者様は、法に反しない範囲でスタートし、徐々に改善していくべきです。小さく始めて大きくするという経営の鉄則もある通り、最初から無理をしてはいけません。経営の本来の目的を見失わないようにしたいものです。


5.就業規則の改定

ここでは、基本的な改定パターン(改正箇所のみ)を紹介します。年休もトラブルの多い項目と言えますので、この機会に年休の他条項(使用者による時季変更権等)の見直しも推奨します。

第●条 1項~4項(略)

5 第1項又は第2項の年次有給休暇が10日以上与えられた社員に対しては、第3項の規定に関わらず、付与日から1年以内に、社員の有する年次有給休暇日数のうち5日について、会社が労働者の意見を徴収し、その意見を尊重した上で、あらかじめ時季を指定して取得させる。ただし、労働者が第3項又は第4項の規定による年次有給休暇を取得した場合においては、取得した日数分を5日から控除するものとする。


6.年次有給休暇管理簿の作成

使用者は、各労働者の年休取得状況を把握する為、①取得時季、②日数、③基準日を記録する為の「年次有給休暇管理簿」を作成し、年休を付与した期間及び期間満了後3年間保存する必要があります。

なお、管理簿は、賃金台帳と合わせて作成したり、必要なときにいつでも出力可能な勤怠システム等で管理することも差し支えありません。


7.Q&A

①4月1日に入社した社員に対し、10月1日に10日の年休を付与しました。その後、3日間は年休を取得しましたが、2日間は未消化のまま12月末に退職してしまいました。これは法違反となるのでしょうか?

A:ケースバイケースです。

退職日までに、明らかに年休を取得できる余地があるにも関わらず、年休を取得させない場合は、法違反となります。一方、退職日までに年休を取得できる余地がない場合(退職申し出から退職日までが相当短期の場合など)、これは法違反とはなりません。

もう一つ、退職日までに年休を取得できる余地はあるものの、人員不足などにより出勤してもらわざるを得ない場合はどうでしょうか。これは法違反となります。しかし、仮にこのようなケースで労働基準監督署から是正指導を受けたとしても、業務上の重大な支障を防ぐ為であったことを明確に説明できる根拠が存在し、将来に向けて具体的な改善策を示せれば、それ以上の処分(是正勧告や罰則等)が適用されるものではないと考えます。ただし、この主張が有効となるのは、事業運営上やむを得ない場合に限定されます。


②4月1日に入社した社員に対し、入社日から10日の年休を付与しました。ところが、その社員は入社して4か月間に5日の年休を取得したにも関わらず、退職してしまいました。法改正を受けて付与できるよう制度改定したばかりなのに、このままでは納得できません。社員から年休を返上(給与から控除)させることはできないでしょうか?

A:できません。

入社日が基準日となりますので、適法な年休付与として処理されます。

また、年休が適法なものである以上、給与から年休分を控除させることは、『有給休暇を取得したことに対し、会社は賃金減額等の不利益な取扱いを しないようにしなければならない(労働基準法第136条)。』『制裁規定によらない一方的な賃金カットは、賃金全額払いの原則(労働基準法第24条)』に反することとなります。