令和3年度の税制改正において大幅な改正が行われたいわゆる電子帳簿保存法が令和4年1月1日から施行されました。
電子帳簿保存法制定以前は国税関係帳簿書類の保存は紙での保存とされていましたが電子帳簿保存法の制定によって、紙保存ではなく電子データでの保存も認められることとなりました。これにより事務的負担の軽減、書類の保管スペースの節約などに効果が期待できるものの、基準を満たす要件が分かりにくいといった声も以前多く、当初義務化されることとなった電子取引の電子保存の義務化については2年間の猶予期間が設けられることとなりました。
また電子データ保存の要件とされるタイムスタンプについても分かりにくいという声があります。今回はこのタイムスタンプについて解説いたします。
【そもそもタイムスタンプとは】
電子データの存在を日時によって証明する技術のことです。電子データを第三者も検証できるように外部からの発行を経て対象のデータが付与時点で確かに存在したこと、付与後にデータが改ざんされていないことの2つを証明します。
【すべての電子データに必須ではない】
帳簿については電子データで保存する要件として、訂正・削除の履歴や一定の期限を越えた入力を確認できることなど、検証可能性が保たれるような要件などを定めています。実務上は会計ソフトを利用することが想定されますがその場合は信頼性を確保できるため、あえてタイムスタンプを付与する必要はありません。
つまりタイムスタンプの付与が必要な電子データとは、タイムスタンプによる情報がないと信頼性を確保できない帳簿以外の電子書類です。具体的にはスキャナ保存や電子取引での電子データにタイムスタンプの付与が必要になります。
【具体的な利用方法】
タイムスタンプ利用のためには、以下の3つが必要です。
1.インターネット環境
2.時刻配信局による時刻からタイムスタンプを配布する時刻認証局との契約
3.タイムスタンプが付与できるシステム
実務的には現在業務で利用しているシステムを通じて利用するかもしくは新たなシステムを導入して対応することとなりますが、発行に際しては費用が発生します。発行したスタンプに応じた従量制（1スタンプあたり〇〇円など）、ほかに定額制のものもあります。1ヶ月あたりのタイムスタンプの利用上限ごとに複数の利用料が設けられているケースもあります。
なお、タイムスタンプが付与できるシステムには、さまざまなタイプがあります。電子帳簿保存法の対象となる多様な書類にタイムスタンプが付与できて管理や検証ができるなど、一括で複数の機能を有したサービスほど、費用も大きくなることが見込まれます。
法対応のため止むを得ないとはいえ費用対効果を慎重に検討してシステムの利用や導入を検討する必要がありそうです。
一例としてアマノタイムスタンプサービス3161という会社の提供しているタイムスタンプの利用料金は月額8,000(税抜)で1000スタンプ利用出来るということです。
国税庁のホームページにてタイムスタンプの要件や実務上タイムスタンプを付与したデータの修正を行いたい場合についてなどが回答されています。